Crazy Beleg bietet die Möglichkeit Kunden- und Artileldaten zu importieren. Es ist ebenso möglich in der App erstellte Belege zu exportieren und in anderen Programmen weiter zu verarbeiten. Das Austauschformat sowohl für den Import als auch für den Export ist dabei eine XML Datei.
Die einfachste Form Daten in einer XML Datei zu speichern ist die Erfassung in Microsoft Excel® und der Export dieser Daten als XML Struktur. Leider bietet Microsoft Excel® keine direkte Möglichkeit eine Tabelle als reine XML Datei zu speichern. Die dafür notwendigen Schritte sind in diesem Wiki zusammengefasst. Ich verwende dazu die Version Microsoft Office® 365. Die einzelnen Punkte können sich in den verschiedenen Versionen etwas unterscheiden, aber die generelle Vorgehensweise bei allen Versionen ist folgende:
Entwicklertools Menü in Microsoft Excel einblenden
Wenn bei Ihnen die Entwicklertools nicht in der Menüleiste angezeigt werden, muss dieses Menü eingeblendet werden.
Um das Menü einzublenden führen Sie folgende Schritte durch:
* Öffnen Sie das Menü Datei – Optionen
* Klicken Sie auf die Option „Menüband anpassen“ und aktivieren in der Rubrik „Menüband anpassen“ den Eintrag „Entwicklertools"
Sie sehen das Optionsmenü:
* Schließen Sie die Optionen und klicken Sie auf die Schaltfläche "OK"
* Sie sehen jetzt das Menü Entwicklertools welches Sie durch anklicken aktivieren können"
XML Schema für den Import und Export von XML Dateien installieren
Um Daten aus der Crazy Beleg App importieren oder exportieren zu können, benötigen Sie jeweils ein Schema. Bitte laden Sie die ZIP Datei herunter, entpacken und speichern Sie die Dateien lokal auf Ihrem Rechner.
* XML Schema für heruntergeladene Belege: schemaDocument.xml
* XML Schema für Kunden zum Import von Daten in die App: schemaCustomers.xml
* XML Schema für Artikel zum Import von Daten in die App: schemaItems.xml
Importieren Sie alle drei XML Schemas als Datenquelle in Microsoft Excel:
* Aktivieren Sie die Entwicklertools im Menü und klicken auf die Schaltfläche „Quelle“
* Klicken Sie auf die Schaltfläche „XML-Verknüpfung“ im angezeigten Fenster „XML-Quelle“
* Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“
* Wählen Sie das erste heruntergeladene XML Schema mit dem Namen „schemaItems.xml“ aus und klicken auf die Schaltfläche „Öffnen“. Es wird ein neuer Eintrag angezeigt
* Der neue Eintrag steht Ihnen jetzt unter dem Namen "item_Zuordnung" zur Verfügung. Sie könne den Namen ändern indem Sie die Schaltfläche "Umbenennen" klicken und einen eigenen Namen eingeben.
* Wiederholen Sie die letzten beiden Schritte mit dem anderen Schema "schemaCustomers.xml" und "schemaDocument.xml"
* Ihr XML-Zuordnungsfenster sollte jetzt in etwa so aussehen:
* Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“
Damit haben Sie die XML Schemas in Ihre Microsoft Excel Arbeitsmappe importiert. Sie sollten diese Arbeitsmappe für zukünftige Projekte speichern um die oben genannten Schritte nicht jedes Mal erneut ausführen zu müssen.
XML Schema in einer Arbeitsmappe für den Import in die Crazy Beleg App verwenden
Sie haben eine Arbeitsmappe die Sie als Datenquelle verwenden möchten um die Daten in die Crazy Beleg App zu importieren.
* Öffnen Sie Ihre Arbeitsmappe die Sie für den Import in die App verwenden wollen und importieren Sie das XML-Schema „schemaItems.xml“ wie oben beschrieben oder verwenden Sie die Muster-Arbeitsmappe, die Sie im vorherigen Abschnitt erstellt haben
In meinem Beispiel verwende ich folgende Daten:
* Öffnen Sie im Menü "Entwicklertools" die XML-Quelle und wählen das "item_Zuordnung" (oder Ihren geänderten Namen für die Artikel Zuordnung) aus
* Um die XML-Elemente den Daten in der Tabelle zuzuordnen, ziehen Sie die Elemente aus dem angezeigten Baum auf Ihr Tabellenblatt. Möchten Sie ein Element nicht verwenden, ordnen Sie es einfach keiner Spalte in Ihrer Tabelle zu. Verwenden Sie die XML-Elemente für die Artikel folgendermaßen:
itemID: Eindeutige Artikelnummer. Diese Nummer wird auch in den Belegen ausgegeben, um einen eindeutigen Bezug zu Ihrem Artikelstamm herstellen zu können. Diese Nummer kann in der App nicht mehr geändert werden.
itemDescription1: Beschreibung des Artikels
itemDescription2: Zusätzliche Beschreibung des Artikels
itemCode: Barcode des Artikels
itemPrice: Netto Verkaufspreis
itemDiscount: Rabatt in Prozent 10% entsprechen 0,10
itemUnit: Verkaufseinheit des Artikels auf den sich der Preis versteht
* Um die Kunden zu importieren verwenden Sie bitte die folgenden Attribute:
customerID: Eindeutige Kundennummer. Diese Nummer wird auch in den Belegen ausgegeben, um einen eindeutigen Bezug zu Ihrem Kundenstamm herstellen zu können. Diese Nummer kann in der App nicht mehr geändert werden.
customerName: Name des Kunden
customerStreet: Strasse
customerZipCode: Postleitzahl
customerCity: Ort der Kundenanschrift
customerPhone: Telefonnummer (nur zur Information)
customerDiscount: Kundenrabatt (derzeit noch nicht verwedet)
* Nach der Zuordnung der XML-Elemente zu den Werten in der Tabelle sollte Ihre Arbeitsmappe in etwa so aussehen:
* Um die Daten aus Microsoft Excel zu exportieren, wählen Sie im Menü "Entwicklertools" den Eintrag "Exportieren"
* Haben Sie nur ein XML-Schema in Ihrer Arbeitsmappe, wird nur das Import Schema angezeigt. Haben Sie weitere XML-Schemas verwendet, wählen Sie das Import Schema aus der Liste aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "OK
* Speichern Sie die Datei in Ihrer Dropbox im Verzeichnis "Apps/CrazyDocument" und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Exportieren"
* Der Dateiname für Ihre zu importierenden Artikel muss immer "items.xml" und die der Kunden "customers.xml" heißen. Andernfalls werden die Daten nicht gefunden.
* Sie sollten jetzt eine neue Datei in Ihrer Dropbox finden können.
* Crazy Beleg verfügt über eine Option zum automatischen Import von Stammdaten. Wenn Sie diese Option in der App aktivieren, wird bei jeder Aktivierung der App geprüft, ob neue Kunden- oder Artikeldaten in Ihrer Dropbox existieren. Sie müssen dazu nur eine neue Datei in das Verzeichnis kopieren. Bei nächsten Start der App oder der Aktivierung der laufenden App aus dem Hintergrund werden Ihre neuen Daten importiert.
Beim Import wird geprüft, ob es eine Kunden- oder Artikelnummer bereits gibt. Falls ja werden die Stammdaten übernommen ohne den Bezug in den Dokumenten zu verlieren. Existiert eine Kunden- oder Artikelnummer noch nicht, wird sie neu angelegt.
Import von Stammdaten in der App
Öffnen Sie die Crazy Beleg App auf Ihren iDevice. Als Beispiel sollen die Kunden importiert werden.
* Wählen Sie den Bereich "Kunden" und tippen Sie auf den Action-Button (rechts oben)
* Wenn die Daten verarbeitet werden können und die Struktur der Daten in der XML Datei mit denen des Schemas identisch ist, wird eine entsprechende Meldung angezeigt und die Daten werden im Hintergrund angezeigt.
Analog des Imports der Kundendaten können auch die Artikel importiert werden. Wählen Sie dazu einfach den Action-Button in der Anzeige der Artikel.
Belege aus der App exportieren
Struktur der XML Datei eines Belegs
Die beim Export gespeicherte XML Datei können Sie mit Microsfoft Excel öffnen und dabei das XML-Schema für heruntergeladene Belege verwenden (schemaDocument.xml). Wenn Sie das XML-Schema wie oben beschrieben installiert haben, können Sie jetzt einfach auf die XML Datei in Ihrem Dropbox Verzeichnis "Apps/CrazyDocument" doppelklicken und bekommen den Inhalt Ihres Belegs angezeigt.
Die Struktur hat folgende Bedeutung:
document: Identifizierung eines Beleges (nur einmal pro Beleg)
documentID: eindeutige Belegnummer
createdAt: Erstellungsdatum des Belegs
documentCustomerID: Eindeutige Kundennummer aus dem Kundenstamm
documentNet: Nettobetrag des Beleges
documentTax: Betrag der vollen Mehrwertsteuer des Belegs
documentTaxReuduced: Betrag des reduzierten MwSt des Belegs
documentTotal: Bruttobetrag des Beleges (inkl aller MwSt Beträge)
documentPaymentDays: Zahlungsziel in Tagen
documentPaymentCashDiscount: Skontosatz des Zahlungsziels in Prozent
documentPosition: Identifizierung einer Position im Beleg (kann mehrfach vorkommen)
positionID: Positionsnummer eines Artikels im Beleg
positionQuantity: Menge des Artikels in der Position
positionDiscount: Rabatt des Artikels in der Position
positionTotal: Preis der Position unter Berücksichtigung von Menge und Rabatt
positionItemID: Eindeutige Artikelnummer aus dem Artikelstamm
Zusätzlich können Sie über die Einstellungen -> Abschnitt Import- und Exportoptionen -> Exportiere Stammdaten einstellen, ob Sie die Stammdaten des Kunden und der Artikel mit exportieren möchten. Standardmäßig ist diese Option ausgeschaltet. Die dazugehörigen Tags finden sie in der Beschreibung der Kunden bzw. Artikel.